Der Umzug: ein Bericht

Der Umzug in die neue Zentrale war eine Herausforderung

Der Jahreswechsel liegt nun hinter uns und auch die NV hat einen Umzug hinter sich.
Wir haben bereits kurz darüber berichtet, dass der Umzug in das neue Verwaltungsgebäude der NV vollzogen wurde.
Es waren diverse Dinge zu beachten, denn vor allem die IT ist ein wesentlicher Teil für den gesamten Prozessablauf bei einem Versicherungsunternehmen wie der NV. Wir haben unseren Kollegen Peer-Mike Sikma einmal zum Umzug befragt.

Hier also nun sein Bericht.

Wenn man selber umzieht, weiß man schon, was für eine Arbeit das ist. Wenn aber eine gesamte Firma umzieht, die über 60 Mitarbeiter und 2 Gebäude umfasst, kann man nur erahnen, was dort alles auf einen zukommt. Nur mit sorgfältiger Planung und der nötigen Improvisation konnte diese Mammutaufgabe gelöst werden.

Im Vorfeld war zunächst nicht abzuschätzen, wie viele Umzugskartons überhaupt benötigt werden, welche Masse an Materialien muss transportiert werden. Jeder Karton musste in den richtige neuen Raum gebracht werden. Und es galt, den Überblick für alle Abteilungen zu behalten, damit es zu keinem Durcheinander kommt. Die Planung von Herrn Menker sah vor, innerhalb eines „langen Wochenendes“ von Donnerstagabend bis zum Sonntag alle Arbeitsplätze und nahezu die gesamte Technik umzuräumen.
Ein kleiner Teil der Mitarbeiter musste am Umzugstag allerdings im alten Gebäude bleiben, damit ein telefonischer Notdienst für die Kunden gewährleistet war. Die Geschäftsablauf (telefonisch und online) sollte nicht unterbrochen werden – das war das Ziel!
Somit war wichtig, im Vorfeld jedes kleinste Detail zu berücksichtigen, damit der Arbeitsablauf dann am neuen Arbeitsplatz wie gewohnt fortgesetzt werden konnte. Die IT-Abteilung, mein Kollege Herr Klattenberg und ich hatten hierbei die meiste Arbeit im Vorfeld des Umzugs und natürlich auch im Nachhinein.

Bereits Wochen vorher befanden sich Herr Klattenberg und ich im Neubau, kommunizierten mit den Firmen und nahmen Probleme auf, transportierten diverse Materialien etc.

Auch die Abteilung „Zentrale Dienste“ (ZD) hatte einiges an Zusatzarbeit zu erledigen, da sich diese Abteilung um die Registratur, das Archiv und das Lager kümmern musste.
Während die IT-Abteilung für die gesamte Technik gefordert war, haben sich Herr Klattenberg und ich um die Fremd-Firmen gekümmert. Mängel feststellen, protokollieren usw, damit das Gebäude rundum als fertiggestellt betrachtet werden konnte.
Nebenbei musste auch noch eines der beiden alten Gebäude ausgeräut, entrümpelt und besenrein an den neuen Besitzer übergeben werden.

Als unproblematisch kann man die Verteilung der Umzugskartons betrachten. Alle Mitarbeiter/innen haben am Umzugstag tatkräftig mit angepackt und die Kartons im Vorfeld sehr gut beschriftet. Somit konnte alles zügig und direkt zugeordnet und verteilt werden, sodass wir damit schneller als gedacht fertig waren.

Schön war, dass die neuen Büros, Besprechungszimmer und Sozialräume komplett neu möbliert wurden und wir nicht auch noch das unterschiedliche Mobiliar von beiden Altgebäuden abzubauen/aufzubauen und zu transportieren hatten.

Letztlich, auch wenn der Umzug für den Großteil der Mitarbeiter/innen bereits beendet ist, bleibt weiterhin noch viel Arbeit für mich und Herrn Klattenberg, bis jedes Detail abgearbeitet ist.
Insgesamt sind alle sehr stolz, dass wir es geschafft haben, während des laufenden täglichen Arbeitsbetriebes ohne eine professionelle Umzugsfirma umgezogen zu sein.

Der Umzug: Peer-Mike Sikma packt an.

Peer-Mike Umzug_2_Blog

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